複数のWebサイト管理を効率化する「ワークスペース」のユースケース紹介

多数のSTUDIOサイトを運営していて、どのプロジェクトを誰と共有しているのか、管理が煩雑だと感じたことはありませんか？

例えば企業でのご利用で、新入社員の招待や退職者を削除する際、管理する全てのプロジェクト個別に対応が必要でした。また、STUDIOのプラン契約は自動更新される仕組みなので、ダウングレード漏れを防止するにはお支払い状況の把握も大切です。

2024年8月9日にリリースした「ワークスペース」は、そうした管理面の課題を解消します。この記事では、活用メリットをユースケースとともに解説します。

STUDIOの「ワークスペース」でできること

1. 複数のSTUDIOサイトを統合管理

ワークスペースは、複数のWebサイト（プロジェクト）を一元的に管理するための新機能です。企業、事業部、チームなど、自由な単位でワークスペースを作成し、所属するメンバーと、メンバー全員で管理するプロジェクトを追加します。

従来、STUDIOではプロジェクトごとにメンバーを招待しなければなりませんでしたが、ワークスペースならその手間を省き、所属するメンバーに漏れなく共有できるようになりました。

2. 機能ごとの権限制限が可能

ワークスペースのメンバーごとに、プロジェクトへのアクセス権限を「機能」単位で制限できるようになりました。

制限できる機能： ※2024/8/24時点

• 公開操作（プロジェクトの公開・更新・非公開作業）

• エディタ操作

• CMS操作

• フォーム回答の閲覧

デザイナー、マーケター、ライターなど、職種や役割ごとに権限を制限することで、意図しない操作ミスや情報漏洩を予防できます。さらに、ワークスペース内のプロジェクト単位で、外部関係者を「ゲスト」として招待することもできます。

3. お支払い情報を一元化

STUDIOのプラン料金は、プロジェクトごとお支払いオーナー（ユーザー）のカード情報で支払う必要がありました。ワークスペース内のプロジェクトなら、ワークスペース自体に登録したクレジットカードで料金をお支払いいただけるようになりました。

また、ワークスペース内の有料プラン契約プロジェクトを、一覧で確認できます。お支払い中のプロジェクト情報を漏れなく把握することができます。

ワークスペースの具体的なユースケース

1. 新しく立ち上げるプロジェクトに制作会社を招待

STUDIOサイトの構築を、制作会社やフリーランスなどの外部パートナーに依頼する場合、ワークスペース内の新規プロジェクトにゲストとして招待しましょう。
ゲストは、招待されたプロジェクトのみアクセスできます。また、誰がどのプロジェクトにゲストとして参加しているのか、ワークスペースのメンバー全員が把握できます。

公開前のサイト構築であれば、ゲストの権限には制限をかけないことをオススメします。CMS、フォーム、カスタムコードなどの実装や検証で、公開パネルやそれぞれの機能操作が必要となる場合があるためです。

無事にサイトが公開できたら、ゲストをワークスペースから削除します。
または、単発の追加作業や継続的なメンテナンスを依頼する場合には、「フォーム回答の閲覧」などの権限を必要に応じて制限しましょう。

2. 運用中のオウンドメディアに外部ライターを招待

オウンドメディア・ブログなど、ワークスペース内の特定プロジェクトに外部ライターを招待する際には、CMS操作以外の権限を制限したゲストとして招待しましょう。

これにより、ページを削除してしまう、ページのレイアウトを崩してしまうといったエディタでの誤操作や、フォーム回答に含まれる顧客情報への不要なアクセスといったリスクを防止し、より安全にメディアを運営できます。ライター自身も、CMSダッシュボードでの記事管理に安心して専念できます。

もちろん、インハウスのライターや編集部であれば、ゲストではなくワークスペースのメンバーとして招待した上で、同様の権限制限が可能です。

最後に

ワークスペースは、Freeプランでも一部機能が利用可能です。

• プロジェクトの追加（3つまで）

• メンバーの招待（無制限）

• お支払いの一元管理

複数プロジェクトの管理に課題感があれば、まずはお気軽にお試しくださいませ。フィードバックやご要望も、STUDIO Community Japan でお知らせいただけたら幸いです。

詳しい仕様や料金について、STUDIOのヘルプ記事を併せてご参照ください。
ワークスペース | STUDIO U